ERP

Dobry zakres – dobry projekt

Wdrożenie systemu klasy ERP jest dla każdego przedsiębiorstwa operacją na żywym organizmie. Wynik tej operacji w dużej mierze zależy od przygotowania całego procesu, który powinien wystartować znacznie wcześniej, zanim zespół wykonawcy (specjalistów -konsultantów) przekroczy progi spółki i zada pierwsze szczegółowe pytania.
Poprzez zdanie, że przygotowanie jest ważne, a nawet bardzo ważne, mogą nas Państwo posądzić o truizm. Ale jeżeli w istocie jest to dla wszystkich prawda oczywista, to dlaczego wciąż spotykamy się z zapytaniami ofertowymi (lub po prostu oficjalnymi dokumentacji SIWZ) źle przygotowanymi, niespójnymi i będącymi dokumentami, które są zalążkiem kłopotów, nieporozumień i rozczarowań w trakcie wdrożenia a także po starcie produktywnym.

Rozumiejąc wagę problemu w niniejszym artykule staramy się znaleźć odpowiedź na pytanie: jak dobrze przygotować zapytanie ofertowe w pełnym zakresie? W celu uporządkowania tematu skoncentrujmy się na 5-u głównych elementach zapytań ofertowych, składających się zwykle na pełny zakres projektu. Elementami tymi są:
1. zakres organizacyjny projektu,
2. procesy objęte wdrożeniem,
3. wymagania funkcjonalne,
4. wymaganiach raportowe,
5. wymagania w zakresie integracji.
Wybór tych elementów wynika ze szczególnego ich wpływu na koszty projektu, czas realizacji i finalne powodzenie projektu.
Określenie zakresu organizacyjnego projektu jest szczególnie istotne dla organizacji wielooddziałowych lub składających się z wielu spółek. Konieczne jest umieszczenie informacji w zapytaniu ofertowym, dla których spółek/oddziałów ma być przygotowana wycena.
Przy analizie i przygotowaniu pozostałych czterech elementów zapytania, kluczowe jest zrozumienie, iż żaden z nich nie może funkcjonować w zapytaniu ofertowym, w oderwaniu od pozostałych i każdy powinien być powiązany logicznie z pozostałymi.
To właśnie brak tych powiązań (obok braku jednoznaczności) jest w wielu przetargach źródłem nieporozumień.
Przyjrzyjmy się teraz najlepszym praktykom w temacie podejścia do zakresu projektu. Zacznijmy od procesów biznesowych.
Lista procesów biznesowych objętych wdrożeniem pozwala na wskazanie, które z funkcji przedsiębiorstwa mają zostać zinformatyzowane (objęte wdrożeniem). Niejednoznaczność pojęć i dopuszczalność swobodnej interpretacji tego, czym jest proces (np. „obsługa sprzedaży pozostałej”), jak ma być realizowany w systemie i jaki ma być jego wynik, skłania nas do szukania innego spojrzenia na proces, pozwalającego na powiedzenie: „po czym poznamy że proces spełnia nasze wymagania”. I to właśnie ostatnie słowo „wymagania” jest tu kluczowe. Świadome opracowanie listy szczegółowych wymagań odnoszących się do poszczególnych procesów, czy też nawet kroków procesów, pozwala na ocenę:
1) jaka konfiguracja (bądź modyfikacja) będzie wymagana, aby proces obsłużyć, a więc, co za tym idzie, ile będzie kosztowało wdrożenie;
2) czy udało się proces zrealizować w sposób który planowaliśmy.
Wymagania te mogą odnosić się np. do sposobu realizacji poszczególnych kroków, funkcji, z jakich może korzystać użytkownik, dostępnych raportów o charakterze operacyjnym, czy też zewnętrznym, a także powiązania (integracji) procesu, czy też kroku z innymi systemami.
Zaprezentowane podejście, obok korzyści wypisanych już powyżej, pozwala także na:
w przypadku zamawiającego
1. ograniczenie liczby wniosków o zmianę (ang. CR, RFC) wynikających z rozbieżności w zrozumieniu zakresu w ramach projektu,
2. łatwiejsze podejmowanie decyzji o rezygnacji z określonych procesów do wdrożenia w sytuacji, gdy wycena przekracza budżet,
3. ograniczenie budżetu projektu – zmniejszenie narzutów na ryzyko po stronie firm wdrożeniowych.
w przypadku wykonawcy:
1. łatwiejsze określenie wymaganych prac do realizacji w trakcie wdrożenia (łącznie z wymaganym zakresem prac rozwojowych),
2. łatwiejsze określenie adekwatnego budżetu projektu,
3. ograniczenie nieprzewidzianych i niewycenionych, a wymaganych do realizacji w projekcie, wymagań klienta.
Podsumowując, mamy nadzieję, że przedstawione podejście znajdzie swoich zwolenników wśród polskich Klientów, co pozwoli na dobre rozpoczynanie i skuteczne zamykanie projektów wdrożeniowych – nie tylko systemów ERP.
Jeżeli nasz artykuł zainteresował Państwa i chcieliby Państwo skorzystać z naszych usług doradczych lub wdrożeniowych lub po prostu wymienić opinie zapraszamy do kontaktu.

mail Kontakt: biuro@abile.pl

Comments are closed.