Wdrożenie RPA oznacza konieczność zmierzenia się z wieloma potencjalnymi barierami. Początkowo nie wiadomo czego dokładnie, gdzie i w jakim zakresie potrzebuje firma. Które zadania biurowe można zrobotyzować? Jak na nową technologię zareagują pracownicy? Czego unikać i jak zmaksymalizować efektywność? Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, doradzamy jak przygotować twoją firmę do zmian, które niesie ze sobą wprowadzenie robotyzacji procesów biznesowych (RPA).

Jak przygotować pracowników na robotyzację? 

Menedżerowie odpowiedzialni za wdrożenie automatyzacji często obawiają się reakcji pracowników na wieść o pomyśle zrobotyzowania części ich zadań. Jak zatem przekonać zespół, że roboty mają nam pomóc, a nie być początkiem zwolnień?

Przede wszystkim na każdym etapie wdrożenia robotyzacji pamiętajmy o jednej, prostej regule: Tech4Human. To technologia ma służyć człowiekowi a nie odwrotnie. I dlatego też zawsze powinniśmy wychodzić od potrzeb oraz oczekiwań pracowników i na nich kończyć. Rozpoczynając naszą przygodę z RPA należy wpierw zebrać informacje na temat przebiegu procesów biznesowych zachodzących w firmie. Te polegające na wykonywaniu powtarzających się czynności o niedużym stopniu skomplikowania nadają się do zautomatyzowania. W tym celu najlepiej zrobić rozeznanie wśród pracowników – spytać ich co zajmuje im najwięcej czasu wśród prostych, codziennych zadań oraz jakie procesy wykonują na kilku, dotychczas niezintegrowanych ze sobą programach (np. kopiowanie danych z programu pocztowego do systemu sprzedażowego). 

Charakterystyka procesu do robotyzacji:

– Praca wykonywana w znacznym stopniu ręcznie i w sposób powtarzalny

– Procesy oparte na regułach

– Elektroniczne dane możliwe do odczytu

– Standardowe typy danych

– Niska liczba wyjątków

– Transakcje z dużymi zbiorami danych

Jeżeli przedstawimy swoim podwładnym robotyzację jako oprogramowanie, które zdejmie z nich konieczność wykonywania nużących, powtarzalnych zadań i poprzemy to realnym przykładem z ich codzienności, odniesiemy sukces. Warto też podkreślić, że RPA nie odbierze im pracy, ponieważ automatyzacji podlega tylko pewien wycinek z zakresu obowiązków pracowników biurowych. Uwolniony w ten sposób czas mogą wykorzystać znacznie efektywniej. Potwierdzają to dane Deloitte pokazujące, że opór pracowników jest dosyć niski wśród organizacji wprowadzających RPA. Tylko 17% respondentów zgłasza problemy z adaptacją zatrudnionych. Robot może stać się przyjacielem każdego. Wystarczy, że rozważnie podejdziemy do tematu wyboru i przygotowania procesów do robotyzacji. Więcej informacji o tym co to jest RPA, znajdziesz tutaj.

Pilotażowe wdrożenie RPA, jak wytypować proces?

Mamy dwie ścieżki do wyboru. Pierwsza: szukamy procesu, którego zautomatyzowanie da nam w szybkim czasie efekt „wow”, pomoże przekonać niedowiarków do naszego pomysłu i wskazać zespołowi kierunek zmian. Druga opcja to wybór procesu, który zaowocuje największą zmianą jakościową po zatrudnieniu robota do jego wykonania. Czyli przełoży się na zyski dla firmy (oszczędność czasu i pieniędzy), ale niekoniecznie będzie od razu odczuwalny dla pracowników. Z naszego doświadczenia na proces pilotażowy (POC) rekomendujemy wytypować czynność, która sprawia najwięcej kłopotów zatrudnionym, a tym samym jej zautomatyzowanie najszybciej pokaże korzyści w codziennej pracy. 

Jak taki proces rozpoznać? Cóż, w wielu firmach scenariusz wygląda bardzo podobnie. Pracownik ma za zadanie każdego dnia wprowadzać dane w kilku, niezintegrowanych ze sobą systemach. Czyli do każdego wpisuje je osobno, ponieważ nie da się ich przenieść. Dodatkowo musi te dane obrobić wg jakiegoś schematu w excelu i ręcznie wyszukać brakujących informacji. Jeśli jesteśmy w stanie tę sekwencję rozbić na pojedyncze czynności i krok po kroku zapisać je w postaci instrukcji dla pracownika, który będzie nas zastępował na urlopie, to mamy gotowy proces do robotyzacji!

Samodzielne wprowadzenie robotyzacji – potencjalne błędy

Wśród najczęściej popełnianych błędów przy samodzielnym wdrażaniu RPA, można wymienić:

• harmonogram zakładający prace bez przestojów, czasu na spotkania i dyskusje na temat usprawnień w procesie
• brak poduszki „budżetowej” na wypadek np. dodatkowych prac wynikających ze zmian w procesie
• zbyt duży lub zbyt mały zespół
• brak wiedzy technicznej
• rozmyta odpowiedzialność
• brak doświadczenie w robotyzacji

Samemu czy z pomocą firmy?

Powyższych błędów ciężko uniknąć, gdy nie ma się doświadczenia we wdrażaniu innowacji. Jeśli nie chcemy ich popełnić i tym samym narazić się na dodatkowe koszty i utratę zaufania własnych pracowników, warto skorzystać z usług specjalistów. Do tego dochodzi kwestia skalowalności robotyzacji, która jest dużym wyzwaniem. Przedsiębiorstwa potrafią samodzielnie wdrożyć 1 lub 2 roboty, ale już z budową farmy (czyli automatyzacją wielu, często powiązanych ze sobą, procesów biurowych) sobie nie radzą. Jest to efekt braku wiedzy, jak takim systemem zarządzać, jak podejść do następnych robotów i podziału procesów oraz jak maksymalnie zoptymalizować wdrożenie RPA, dopasowując rozwiązania do profilu działalności firmy.

W zespole Abile mamy wielu ekspertów z różnych obszarów biznesowych, ponieważ rozwijamy się wraz z potrzebami naszych klientów. Zaczynaliśmy od wdrożeń systemu SAP. Z biegiem czasu zaczęliśmy dostrzegać, że wielu klientów chce czegoś więcej np. automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Wykształciliśmy więc ekspertów w tej dziedzinie i rozszerzyliśmy nasze portfolio. W ofercie mamy m.in. system wspierający optymalizację i automatyzację typu workflow – Jobrouter oraz produkt do robotyzacji UiPath. Pomagaliśmy zrobotyzować nudne, powtarzające się procesy w firmach różnej wielkości i z różnych branż. Zawsze skutecznie. Nasze produkty dostosowujemy do oczekiwań danego klienta i specyfiki prowadzonej działalności. Elastyczność stosowanych rozwiązań to podstawa, także po wdrożeniu.

Optymalizacja

Samo wdrożenie RPA nie oznacza końca pracy. Warto mieć rękę na pulsie i na bieżąco badać skuteczność rozwiązania oraz satysfakcję pracowników ze współpracy z robotem. Na tej podstawie możemy optymalizować i dostosowywać technologię np. poprzez rozszerzenie jej zastosowania lub wyłączenie zbędnych modułów. Przełoży się to na wzrost zadowolenia i efektywności naszych pracowników – rzeczy nie do przecenienia przy obecnie coraz mocniej odczuwalnym deficycie rąk do pracy. Sztywne trzymanie się początkowo wypracowanych schematów jest niewskazane.