Robotyzacja procesów biznesowych. Co to jest RPA?
Robotyzacja procesów biznesowych (w skrócie RPA, z ang. Robotic Process Automation) to w ostatnim czasie jeden z najważniejszych tematów pojawiających się w dyskusjach o przyszłości prowadzenia firmy. Wielu menedżerów widzi w niej rozwiązanie na pogłębiający się deficyt kadrowy lub zbyt niską produktywność. Co to jest RPA, jak działa i co daje jej wdrożenie? Na te pytania odpowiadamy w poniższym wpisie.
Czym jest RPA? Definicja
Proces biznesowy to uporządkowana seria zadań, które prowadzą do osiągnięcia określonego rezultatu lub pomagają rozwiązać konkretny problem w przedsiębiorstwie. Jeśli działania te charakteryzuje powtarzalność, a środowisko w którym są wykonywane jest przewidywalne, można je zautomatyzować przy pomocy RPA.
Innymi słowy: RPA jest programem (zestawem algorytmów), naśladującym pracownika i wykonującym powtarzalne czynności, które do tej pory dana osoba musiała robić własnoręcznie. Należą do nich podstawowe zadania biurowe jak: uzupełnianie i wprowadzanie faktur, administrowanie danymi (np. wynikami sprzedaży, danymi personalnymi kandydatów i pracowników, wynikami konkurencji) kontrola zgodności dokumentów finansowych czy przygotowywanie i dystrybucja raportów w ramach różnych działów organizacji na podstawie wielu danych gromadzonych w rozproszonych systemach przedsiębiorstwa.
Upraszczając definicję, RPA możemy określić jako: robotyzację prac biurowych lub Cyfrowego Pracownika
Jak działa robotyzacja procesów biznesowych?
System RPA tworzy listę akcji do wykonania, bazując na obserwacji działań użytkownika. Następnie robot sam odtwarza tę listę i realizuje zapisane czynności, tak samo jakby zrobił to pracownik. Loguje się do konkretnego programu, wyszukuje odpowiednie dane, których akurat potrzebujemy, kopiuje je i przenosi do innej aplikacji. W ten sposób robot potrafi np. odebrać wiadomość email z fakturą, odczytać z niej dane i przepisać je do systemu księgowego.
RPA może działać w dwóch trybach:
- ciągłym, kiedy np. przegląda, przetwarza i gromadzi dane 24h/dobę przez 7 dni w tygodniu;
- czasowym, kiedy to uruchamia się automatycznie lub zostaje włączony ręcznie i pomaga pracownikowi w konkretnych, zaprogramowanych wcześniej, rodzajach zadań
Kiedy warto zastosować RPA?
Jednym z głównych zastosowań narzędzi RPA są sytuacje, gdzie integracja już funkcjonujących w firmie, niekompatybilnych ze sobą systemów informatycznych byłaby droga i czasochłonna. Klasyczna automatyzacja temu zadaniu by nie podołała. Tymczasem robot jest elastyczny i podobnie jak człowiek potrafi pracować na różnych programach od wielu dostawców. Umożliwia to płynną wymianę danych pomiędzy odmiennymi platformami np. arkuszami kalkulacyjnymi, bazami danych czy stronami www. Dzięki takiemu podejściu, pomimo barier technologicznych, możliwe jest zastąpienie pracy człowieka i zautomatyzowanie części procesów biurowych bez wydawania fortuny na wymianę wszystkich programów używanych w firmie i szkolenia pracowników od podstaw.
System RPA stosujemy także, gdy chcemy usprawnić m.in.:
- Obsługę klienta
Ułatwia życie konsultantom, automatyzując ich pracę podczas obsługi klienta. System wspiera komunikację oraz umożliwia np. szybsze sprawdzenie statusu i dostarczenie wymaganych informacji.
- Wprowadzanie danych
Kluczowa jest możliwość automatyzacji przekazywania danych pomiędzy niekompatybilnymi platformami i systemami informatycznymi.
- Działania monitorujące
RPA umożliwia automatyzację monitorowania i przetwarzania danych, czyli czynności bardzo czasochłonnych.
Co daje wdrożenie RPA?
RPA to odpowiedź na aktualne problemy rynku pracy – nieustanne braki kadrowe i spowodowane przez nie opóźnienia w realizacji procesów, częste rotacje pracowników i rosnące koszty zatrudnienia. Robot może pracować nieustannie, nie męczy się, nie choruje i nie zmieni pracodawcy w kluczowym momencie projektu. Koszty jego wdrożenia i utrzymania są przewidywalne i dostosowane do aktualnych potrzeb. Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów odciąża pracowników w codziennych, żmudnych czynnościach, więc mogą oni więcej czasu i energii poświęcić na zadania bardziej złożone. To bezpośrednio przekłada się na wzrost produktywności i ograniczenie potrzeb kadrowych firmy. Zamiast tworzyć nowe etaty do prostych zadań biurowych, lepiej zatrudnić robota.
Przeprowadzone badania przewidują coraz większe zapotrzebowanie na systemy robotyzacji procesów biznesowych, przynoszące wzrost produktywności i efektywności na światowych rynkach pracy. Oxford University szacuje, że w roku 2035 nawet 35% wykonywanych prac będzie zautomatyzowana!
Tutaj piszemy więcej o zaletach wdrożenia RPA.
Przykładowe efekty wdrożenia – case
Na portalu „Computerworld” przedstawiciel spółki PKP Energetyka udzielił informacji na temat wdrożenia RPA i wymienił bezpośrednie korzyści płynące z automatyzacji procesów biznesowych w jego firmie:
12 – liczba działających robotów
100 – liczba dni bez przerwy, przez które pracowały roboty
70 s – średni czas przetwarzania jednej transakcji przez robota
43 000 – liczba transakcji sprawdzanych przez roboty w skali miesiąca
11 FTE* – liczba etatów uzupełnianych przez roboty
*FTE oznacza zaangażowanie 1 pracownika w projekcie przez 1 miesiąc w standardowym wymiarze pracy
Źródła: