FM

Rachunkowość budżetowa w Sektorze Publicznym

Wdrożenia systemu SAP w instytucjach Sektora Publicznego wiążą się z zupełnie innymi wyzwaniami merytorycznymi porównując je z wdrożeniami systemu w sektorze prywatnym. Poszukiwaną umiejętnością Wykonawcy jest świadomość odmienności rachunkowości budżetowej i umiejętność zastosowania odpowiednich narzędzi systemowych w kontekście potrzeb instytucji publicznych. Istotnym narzędziem do zarządzania finansami publicznymi jest moduł Rachunkowości Budżetowej SAP FM (Funds Managaement).

W ostatnich latach widoczny jest wzrost zainteresowania dużych instytucji publicznych wdrożeniami systemów informatycznych klasy ERP. Duża część firm świadczących usługi wdrożeniowe swoje kompetencje ma mocno zakorzenione w obszarze sektora prywatnego, który ma znacząco odmienne oczekiwania w stosunku do systemów tej klasy.
Zastanówmy się zatem, jakie wyzwania czekają na wykonawców we wdrożeniach rozwiązania branżowego systemu SAP IS-PS (Industry Solutions-Public Sector).
Podstawowym procesem do obsłużenia jest proces planowania, wprowadzania budżetu z dokładnością do paragrafów (często z analitykami) i działań w układzie zadaniowym. Moduł SAP FM umożliwia podział budżetu według dodatkowych podziałów analitycznych takich, jak dysponent środków (z możliwością zejścia do poziomu tzw. minidysponenta), czy źródło finansowania. Dzięki takiemu podziałowi możliwe jest budżetowanie środków nie tylko pochodzących z Budżetu Państwa, ale także z innych źródeł finansowania.
Dane planowane pozwalają na skorzystanie z dobrodziejstwa kontroli dostępności środków, która jest podstawową funkcjonalnością modułu SAP FM, dzięki niej system bazując na jego ustawieniach systemu automatycznie monitoruje poziom wykonania budżetu tak, by nie przekroczył poziomu planu.
Automatyczna kontrola dostępności przy użyciu narzędzi BCS może być stosowana na dwóch poziomach:

  • dokumenty zaangażowania (umowy, zlecenia, itp.) nie powinny przekroczyć kwot planu,
  • dokumenty księgowe nie powinny przekroczyć wartości dokumentów zaangażowania.

Drugim obszarem procesowym do obsłużenia są dokumenty zaangażowania. Ten obszar ewidencji jest najrzadziej zinformatyzowanym obszarem ewidencji finansowej. Moduł FM umożliwia prowadzenie rejestru umów, zleceń i innych rodzajów dokumentów zaangażowania.
Dużym wyzwaniem jest zapewnienie wsparcia systemowego dla zachowania spójności i zgodności analityki budżetowej pomiędzy etapami realizacji budżetu (zaangażowanie, zobowiązanie, wykonanie).
Referencje procesowe dokumentów zaangażowania z dokumentami księgowymi umożliwiają także automatyczną kontrolę uzgodnienia pozycji budżetowych. System sam kontroluje zgodność pod względem analityki budżetowej poszczególnych dokumentów, np. zgodność faktury z umową, czy płatności z fakturą.
Do dodatkowych wyzwań należą kwestie obsłużenia tzw. „pogotowia kasowego” i księgowania na kontach pozabilansowych. Ostatnią grupą zadań projektowych jest opracowanie specyfikacji do raportów budżetowych bazujących na księgowaniach w modułach FI i FM.
W firmie ABILE pracują najbardziej doświadczeni eksperci w obszarze wdrożeń SAP dla sektora publicznego w Polsce. Zapraszamy Państwa do kontaktu z nami w celu zainicjowania współpracy w tym wymagającym, ale jakże ciekawym pod względem potencjału korzyści polu zastosowań IT.

mail Kontakt: biuro@abile.pl

Comments are closed.