Obecna sytuacja zmusza firmy do zamykania biur i zapewnienia pracownikom z różnych działów możliwości pracy zdalnej w ich domach. Jest to egzamin na cyfrową dojrzałość polskich przedsiębiorstw. Niestety wiele organizacji tego testu nie przeszło i muszą jak najprędzej nadrobić braki. Problemy mnożą się zwłaszcza w działach fakturowania i rozliczeń czy księgowych: dublowanie się dokumentów papierowych i cyfrowych, opóźnienia w ewidencjonowaniu faktur oraz księgowaniu przychodów i rozchodów czy kumulacja zadań związana z zamknięciem roku. Jak w takiej sytuacji usprawnić obieg dokumentów księgowych? Szybkim i skutecznym lekiem na powyższe problemy okazuje się wdrożenie systemu workflow, który zautomatyzuje nam obieg dokumentów finansowych i księgowych w przedsiębiorstwie. Samo zapewnienie pracownikom dostępu do firmowego dysku, drukarki i skanera to za mało.

Workflow to po prostu oprogramowanie do zarządzania procesami obiegu dokumentów. W węższym zakresie termin ten oznacza przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami, którzy wykonują jakiś zakres czynności.

Jak usprawnić obieg dokumentów księgowych?

W biurze dokumenty takie jak faktury przychodowe były skanowane i trafiały na dysk sieciowy. Następnie cyfrowa wersja faktury przechodziła weryfikację, akceptację i ewidencję, w co zaangażowanych jest nawet do 5-7 osób. Aby proces przebiegał sprawnie osoby te zazwyczaj pracują w jednym pokoju. Kluczowa jest tutaj wiedza o etapie obiegu na jakim znajduje się jest konkretna faktura i kto za nią w danej chwili odpowiada.

Podczas pracy zdalnej w domu proces ten wygląda tak samo lecz jest bardziej rozciągnięty w czasie. Powody to: elastyczne podejście do godzin pracy czy wolniejszy internet. W dodatku natrafiamy na barierę komunikacyjną pomiędzy pracownikami, spowodowaną odległością. Tutaj idealnie sprawdza się system workflow, który na bieżąco informuje nas o pojawieniu się nowych faktur na dysku firmowy. Pokazuje także na jakim etapie obiegu znajdują się dane dokumenty. Dzięki temu pracę możemy wykonywać z każdego miejsca na ziemi, gdzie mamy dostęp do internetu, bez konieczności dopytywania się współpracowników o postęp prac. Faktury te mogą także:

• automatycznie trafiać do systemu ERP (przypisane już do klienta) oraz
• płynnie przechodzić do następnego działu w firmie np. księgowości.

Koniec z ręcznym przenoszeniem plików

Dokumenty oraz faktury w wersjach elektronicznych, które przychodzą na nasze skrzynki mailowe, dzięki systemowi workflow mogą być także automatycznie segregowane i przydzielane do odpowiednich programów czy folderów. Nie musimy już tracić czasu na otwieranie każdego maila, sprawdzanie jego zawartości i ręczne przenoszenie dokumentu w odpowiednie miejsce. W zależności od stanowiska pozwala to zaoszczędzić do 2-3 godzin dziennie. A podczas pracy zdalnej w domu nawet więcej!

Gdzie jeszcze można wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Każdy inny proces obiegu dokumentów, zarządzania umowami, urlopami czy nawet inwentaryzacja sprzętu informatycznego nadaje się do wsparcia przez system workflow. A dzięki temu obsługiwany z dowolnego miejsca na świecie podczas home office. Przykładowy proces zarządzania umowami wygląda następująco:

Nad umowami zwykle pracuje wiele osób. W firmach, gdzie proces ten nie jest wspierany przez system typu workflow, mamy problemy z pilnowaniem zmian w dokumencie, z jego wersjonowaniem. Dokumenty wysyłamy sobie mailem, łatwo można się pomylić która wersja była ostatnia i pracować na niewłaściwej. Po jakimś czasie przetwarzania pliku nie wiemy już kto jakich zmian dokonał, pojawiają się błędy, treść umowy jest niespójna. Wówczas pozostają dwa wyjścia: spotkanie zespołu i uzgodnienie treści dokumentu krok po kroku lub rozpoczęcie procesu od nowa. Gdy cały zespół pracuje zdalnie, powyższe problemy się kumulują, a wszystkie niedociągnięcia organizacyjne wychodzą szybko na wierzch. Powoduje to wzrost poziomu stresu i niezadowolenia u pracowników oraz odczuwalny spadek efektywności.

W kontekście dzisiejszych sytuacji widzimy jak ważne jest przygotowanie firm do pracy w trybie home office i usprawnienie obiegu dokumentów. System workflow pozwala także łatwo i tanio zautomatyzować:

– zaciąganie danych z systemu

– przypomnienia o upływie terminów umów, wysyłanie informacji o stanie umowy

– zarządzanie dokumentami w obrębie umowy

– wypowiadanie umowy np. przy niewywiązaniu się kontrahenta z zobowiązań

– połączenie z cost center

Więcej informacji o narzędziach usprawniających obieg dokumentów w firmie znajdziecie tutaj.

Rozbudowana definicja workflow