Koronawirus zaskoczył polskie firmy. Wiele z nich nie jest przygotowana na wprowadzenie masowej pracy zdalnej. Problemy dotyczą zwłaszcza takich zadań jak: wnioski urlopowe, obieg faktur oraz rozliczenia księgowe, gdzie wciąż dokumenty przetwarza się głównie w formie papierowej, a nie cyfrowej. Ponieważ rodzaje problemów się powtarzają, stworzyliśmy serię gotowych pakietów dla firm i działów, które dopiero rozpoczynają proces cyfryzacji zadań biurowych. To pozwoliło nam znacząco zmniejszyć cenę i uprościć wdrożenie. Nasze pakiety zapewniają szybkie i efektywne przejście z pracy w pełni manualnej na cyfrową. Dzięki temu w ciągu kilku dni twoi pracownicy będą mogli rozpocząć pracę zdalną!

Dla kogo przeznaczone są pakiety „podstaw cyfryzacji firmy”?

Ten produkt jest dla ciebie jeśli:

• dalej pracujesz na wersjach papierowych
• masz skaner i skanujesz faktury przychodzące, ale proces ich akceptacji nie odbywa się w żadnym programie komputerowym
• po akceptacji Dyrektora księgowe mogłyby pracować na skanie faktury, ale nie jesteś na to gotowy
• działy księgowości muszą zabierać do domu faktury papierowe

Czyli reasumując wszystkie prace są wykonywane ręcznie, a w obiegu dominują dokumenty w formie papierowej, przez co nie można wprowadzić pracy zdalnej.

Pakiet „cyfryzacja obiegu faktur”

Przykładowy proces, który możemy scyfryzować:

Skan i puszczenie w obieg – wysyłka – opis – przekazanie do księgowości – sprawdzenie – księgowanie

Po wdrożeniu pakietu od Abile:

1. Zeskanowane faktury będą trafiać na dysk sieciowy lub przychodzić do nas mailem w postaci pdf. System sprawdza co jakiś czas dysk sieciowy i/lub maila czy nie pojawiły nowe faktury, które następnie automatycznie wysyła do akceptacji.
2. W programie księgowym jest pole, w którym akceptujący może zamieścić odpowiedni wpis precyzyjnie opisujący jakiego działu dotyczy koszt, czy akceptuje, co z płatnością itd. Tak zaakceptowana faktura trafia do księgowości.
3. Dział księgowości ma fakturę i pełny opis, może więc ją dalej procesować.
4. Wszystkie informacje trafiają do systemu księgowego i są dostępne z każdego miejsca na świecie. Wystarczy mieć komputer i internet. Dzięki temu mamy zapewnioną płynną pracę zdalną w trakcie coronawirusa.

Powyższe to tylko pierwszy etap cyfryzacji, na którym możemy pozostać, albo w przyszłości rozwinąć proces dodając np. integrację różnych systemów i automatyzację takich zadań jak: wypełnianie centra kosztów, dekretację i wiele innych.

Pakiet „wnioski urlopowe”

Pracownicy, żeby wziąć urlop muszą wypełnić papierowe lub excelowe wnioski urlopowe. Następnie przełożony je podpisuje lub akceptuje mailowo i wysyła do działu HR. HRowcy muszą ręcznie uzupełniać dni w systemie i pilnować czy na pewno wszystkie zaakceptowane wnioski do nich spłynęły. W dobie pracy zdalnej ten problem staje się jeszcze mocniej odczuwalny – współpracownicy nie widzą czy dana osoba dzisiaj pracuje, stąd częstsze telefony do działu HR z pytaniami „gdzie jest kolega Kowalski?”

Naszym rozwiązaniem jest formularz dostępny przez stronę www lub na telefonach, kilkoma kliknięciami akceptujemy lub odrzucamy urlop, a ta informacja automatycznie trafia do systemu HR.

Pozostałe paczki „podstaw cyfryzacji” od Abile

Pomagamy także w cyfryzacji poniższych procesów

• Akceptacja zamówień
• Zatwierdzanie płatności
• Akceptacja kredytów kupieckich
• Zarządzanie windykacją

Jeśli chcesz poznać szczegóły: co możemy usprawnić, ile to może kosztować, jak szybko przygotujemy twoją firmę do pracy zdanej? Zadzwoń do Mariusza 505 157 483 lub napisz mail mariusz.golebiewski@abile.pl