Księgowość to branża w której bardzo odczuwalny jest ciągły niedostatek rąk do pracy. Sektor BPO/SSC przyciąga do siebie coraz większą liczbę finansowych i księgowych talentów oraz specjalistów, co jedynie pogłębia deficyt i zaostrza walkę o utrzymanie najlepszych pracowników. Przekłada się to na wysoki poziom rotacji kadr, rosnącą presję płacową, wysokie nakłady na rozwijanie kompetencji nowo zatrudnionych czy trudne do uzupełnienia wakaty i obniżenie efektywności. Problemy te, przynajmniej częściowo, może rozwiązać robotyzacja procesów księgowych (RPA). Dzięki niej część codziennych, żmudnych zadań biurowych przejmie robot, a odciążony pracownik może skupić się na kwestiach istotnych merytorycznie. Pozwoli to oszczędzić czas, zmaksymalizować efektywność pracy i zmniejszyć liczbę nowych etatów, które byłyby potrzebne do wykonywania prostych prac księgowych.

RPA. Co to jest?

Robotyzacja RPA nazywana jest też czasem Cyfrowym Pracownikiem Biurowym. Jest to szybko rozwijająca się technologia, polegająca na uczeniu robotów (czyli programów opartych na odpowiednich algorytmach) wykonywania powtarzalnych zadań, robionych wcześniej bezpośrednio przez konkretnych pracowników. Jeśli zadania te, oprócz powtarzalności, charakteryzuje także duża przewidywalność, wówczas może je przejąć robot, odciążając np. naszych księgowych. Ponieważ RPA to program komputerowy, a nie skomplikowana maszyna, koszty wdrożenia są relatywnie niskie. Dzięki temu na Cyfrowych Pracowników Biurowych mogą pozwolić sobie firmy różnej wielkości. Od małych, przez średniej wielkości przedsiębiorstwa, aż po międzynarodowe korporacje.

Robotyzacja procesów księgowych. Korzyści

Jednym z głównych zastosowań narzędzi RPA są proste prace biurowe, w tym te związane z księgowością, na które codziennie tracimy dużo czasu. Zautomatyzować możemy do 30% procesów księgowych w firmie, które zajmują specjalistom nawet 1,5-2 godziny dziennie, a osobom na stanowiskach wspomagających ponad dwukrotnie więcej. Do tych procesów zaliczamy m.in.: wprowadzanie faktur, rozliczanie rozrachunków, sprawozdania do GUS, weryfikowanie płatności z Białą Listą MF, wystawianie faktur sprzedaży. Tak zaoszczędzony czas księgowi mogą przeznaczyć na wykonywanie bardziej złożonych zadań, istotnych z biznesowego punktu widzenia.

W dodatku dzięki Cyfrowemu Pracownikowi Biurowemu duża część pracy może być automatycznie wykonywana w czasie rzeczywistym, gdy nie ma już nikogo w biurze np. wieczorami czy w weekendy. Skraca to okres oczekiwania klientów na realizację usług i pozwala nam zwiększyć biznesową elastyczność firmy.

Jakie zadania księgowe można zrobotyzować?

Większa efektywność, mniej błędów, szybsza obsługa procesów, a także niższe koszty – to tylko niektóre ogólne zalety wprowadzenia robotyzacji w księgowości. Jednak w czym dokładnie może pomóc Cyfrowy Księgowy? Oto 7 przykładów:

1. Rozliczanie rozrachunków

– Realny i aktualny poziom należności i zobowiązań

– Bieżąca kontrola regulowania należności

– Zwiększenie efektywności procesów windykacyjnych

2. Sprawozdanie do GUS

– Minimalizacja ilości błędów

– Przyśpieszenie realizacji procesu

– Kontrola terminowości składania sprawozdań

3. Wystawianie faktur sprzedaży

– Fakturowanie w oparciu o dostarczoną listę obciążeń

– Skrócenie czasu przekazania faktury klientom

– Przyśpieszenie upływu terminu wymagalności należności

4. Procesy zamknięcia okresów / sporządzania JPK_V7M / raportów grupowych

– Zaplanowanie sekwencji działań okresowych w trybie nocnym, dzięki czemu optymalizujemy czas i obciążenia serwera

– Przyspieszenie procesów weryfikacji i poprawy danych zakończonych raportem nieprawidłowości

– Skrócenie czasu uzyskania informacji, a także sporządzenia i przekazania raportów

5. Raportowanie obrotów na portalach centrów handlowych

– Usystematyzowanie procesu zbierania danych

– Kontrola terminowości raportowania – minimalizacja ryzyka poniesienia kar

– Integracja z portalami sprawozdawczymi wynajmujących

6. Okresowa inwentaryzacja towarów i materiałów

– Integracja z systemem firmy zewnętrznej dokonującej spisu z natury

– Skrócenie czasu trwania i obniżenie kosztów przeprowadzenia inwentaryzacji

– Usprawnienie procesu wyjaśniania różnic

7. Inwentaryzacja towarów i materiałów w trybie ciągłym

– Automatyczny wybór zakresu SKU do badania

– Zwiększenie obiektywności i wiarygodności wyników

– Kontrola terminu przeprowadzenia badania poszczególnych indeksów materiałowych

– Minimalizacja kosztów przeprowadzenia inwentaryzacji, a także brak konieczności przerw w prowadzeniu działalności

– Ponadto bieżąca kontrola stanów towarowych i minimalizowanie ryzyka kradzieży

59% liderów finansów i rachunkowości twierdzi, że ich firmy będą bardziej konkurencyjne w ciągu najbliższych 2 lat dzięki zastosowaniu Cyfrowych Pracowników Biurowych.

Źródło